Εγκύκλιος 49/2010 Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκεντρωμένης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Λειτουργία Δημοτικών και Τοπικών Κοινοτήτων«.
Κατεβάστε την εγκύκλιο του ΥΠΕΣ για τη λειτουργία των Κοινοτήτων

1. Γενικά
Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 του Ν. 3852/2010, τοπικές κοινότητες είναι εφόσον έχουν πληθυσμό έως και 2000 κατοίκους:
α) όλα τα σημερινά τοπικά διαμερίσματα από τα οποία αποτελείται ο δήμος ή η κοινότητα που συνενώνεται,
β) οι Δήμοι ή οι Κοινότητες που καταργήθηκαν ύστερα από εθελούσια συνένωση, σύμφωνα με τις διατάξεις του ΠΔ 410/1995,
γ) οι Δήμοι ή οι Κοινότητες που συνενώνονται με το άρθρο 1 του Ν. 3852/2010 και δεν αποτελούνται από τοπικά διαμερίσματα

2. Όργανα τοπικής κοινότητας
Όργανα της τοπικής κοινότητας είναι:
Α. Σε τοπικές κοινότητες με πληθυσμό έως τριακόσιους (300) κατοίκους: ο εκπρόσωπος της τοπικής κοινότητας.
Β. Σε τοπικές κοινότητες με πληθυσμό από τριακόσιους έναν (301) έως δύο χιλιάδες
κατοίκους:
α) 3μελές συμβούλιο τοπικής κοινότητας,
β) ο πρόεδρος του συμβουλίου της τοπικής κοινότητας.
Από το νόμο ορίζεται ότι τόσο εκπρόσωπος τοπικής κοινότητας όσο και πρόεδρος του συμβουλίου τοπικής κοινότητας είναι ο υποψήφιος σύμβουλος του πλειοψηφίσαντος στην τοπική κοινότητα συνδυασμού, ανεξαρτήτως του συνδυασμού που πλειοψήφησε στο δήμο, που έχει λάβει τους περισσότερους σταυρούς προτίμησης και, σε περίπτωση ισοψηφίας, αυτός που είναι πρώτος στη δικαστική απόφαση της ανακήρυξης.

3. Αρμοδιότητες προέδρου τοπικής κοινότητας
Ο πρόεδρος της τοπικής κοινότητας ασκεί τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

• μεριμνά για την καλή κατάσταση του δικτύου εσωτερικής και αγροτικής οδοποιίας της τοπικής κοινότητας, εποπτεύοντας τις εργασίες συντήρησης και υποβάλλοντας προς την τεχνική υπηρεσία δια του αρμόδιου αντιδημάρχου, σχετικό υπόμνημα όπου αναγράφεται το είδος των εργασιών, ο τόπος και ο χρόνος που έγιναν αυτές,
• μεριμνά για την καθαριότητα των κοινόχρηστων χώρων και συνεργάζεται με την αρμόδια υπηρεσία του δήμου για την καλή τήρηση αυτής,
• λαμβάνει μέτρα για την άμεση αποκατάσταση των ζημιών επείγοντος χαρακτήρα στα δίκτυα ύδρευσης και αποχέτευσης και σε εξαιρετικές περιπτώσεις αναθέτει την εκτέλεση των εργασιών αποκατάστασης ζημιών μικρής κλίμακας εάν από την καθυστέρηση αποκατάστασης δημιουργείται άμεσος κίνδυνος για την επαρκή υδροδότηση της τοπικής κοινότητας, ενημερώνοντας εγγράφως για το λόγο αυτόν τον αρμόδιο αντιδήμαρχο ή τον πρόεδρο της ΔΕΥΑ,
• μεριμνά για την αποκατάσταση ζημιών και την καλή λειτουργία του δικτύου δημοτικού φωτισμού και συνεργάζεται γι’ αυτό με την αρμόδια υπηρεσία του δήμου,
• μεριμνά για την καλή κατάσταση και την ασφάλεια των εγκαταστάσεων των παιδικών χαρών και συνεργάζεται με τον υπεύθυνο λειτουργίας των παιδικών χαρών του δήμου,
• μεριμνά για την εύρυθμη λειτουργία, τη συντήρηση και την ευταξία του κοιμητηρίου της τοπικής κοινότητας, προεγκρίνει την κατασκευή οικογενειακών τάφων και λοιπών ταφικών μνημείων και εκδίδει τις άδειες ταφής, παράτασης ταφής και ανακομιδής οστών,
• καταγράφει τα μέσα και το ανθρώπινο δυναμικό που μπορεί να συμβάλλει στην αντιμετώπιση φυσικών καταστροφών και είναι υπεύθυνος της ομάδας πυρασφάλειας της τοπικής κοινότητας. Για την κατάρτιση του σχεδίου πρόληψης πυρκαγιών και άλλων φυσικών καταστροφών συνεργάζεται με τα αρμόδια όργανα του δήμου ενώ κατά τη διάρκεια επιχειρήσεων αντιμετώπισης πυρκαγιών ή φυσικών καταστροφών τίθεται στη διάθεση των αρμοδίων αρχών,
• είναι υπεύθυνος για την προστασία της δημοτικής περιουσίας στα όρια της τοπικής κοινότητας και έχει καθήκον να αναφέρει αμελλητί στον δήμαρχο ή στον αρμόδιο αντιδήμαρχο ζημιές ή προσβολές των ιδιοκτησιακών δικαιωμάτων του δήμου,
• εισηγείται στο τοπικό συμβούλιο θέματα της αρμοδιότητάς του και εκτελεί τις αποφάσεις του τοπικού συμβουλίου,
• ενεργεί πληρωμές από την πάγια προκαταβολή, που συνιστάται κατά τις σχετικές διατάξεις,
• συνεργάζεται με τον αρμόδιο κατά τόπον αντιδήμαρχο για την επίλυση των προβλημάτων της κοινότητας,
• συμμετέχει στις συνεδριάσεις της εκτελεστικής επιτροπής όταν συζητούνται θέματα που αφορούν την κοινότητα,
• καλεί τους κατοίκους και τους φορείς, τουλάχιστον μία φορά κατ’ έτος, σε συνέλευση, σε συνεργασία με τον αρμόδιο αντιδήμαρχο.

4. Αρμοδιότητες συμβουλίου τοπικής κοινότητας
Το συμβούλιο ασκεί τις ακόλουθες αρμοδιότητες στα όρια της τοπικής κοινότητας:
1. Εκφέρει γνώμη στο δημοτικό συμβούλιο για τα ακόλουθα θέματα:
α) τον ορισμό των υπηρεσιακών μονάδων του δήμου που υπάρχει ανάγκη να λειτουργήσουν στην περιφέρειά του,
β) την αξιοποίηση των ακινήτων του δήμου, που βρίσκονται στην τοπική κοινότητα,
γ) την πολεοδομική ανάπτυξη και ανάπλαση της περιοχής,
δ) τον τρόπο διάθεσης των βοσκήσιμων εκτάσεων που βρίσκονται στην περιφέρεια της τοπικής κοινότητας,
ε) την εκμίσθωση χωρίς δημοπρασία δημοτικών δασικών εκτάσεων, που βρίσκονται στην περιφέρεια της τοπικής κοινότητας,
στ) για την εκποίηση, εκμίσθωση δωρεάν παραχώρηση χρήσης, ανταλλαγή και δωρεά, περιουσιακών στοιχείων του δήμου που βρίσκονται στα όρια της τοπικής κοινότητας.
2. Προτείνει στην επιτροπή ποιότητας ζωής:
α) τους χώρους λειτουργίας των λαϊκών αγορών, εκτός από τους νομούς Αττικής και Θεσσαλονίκης,
β) τις θέσεις που επιτρέπεται η άσκηση υπαίθριου στάσιμου εμπορίου, η λειτουργία των εμποροπανηγύρεων, των χριστουγεννιάτικων αγορών και γενικά των υπαίθριων εμπορικών δραστηριοτήτων στην περιφέρειά του,
γ) τους χώρους στάθμευσης οχημάτων.
3. Εισηγείται, με αιτιολογημένη απόφασή του που λαμβάνεται με την απόλυτη πλειοψηφία των μελών του, στο δημοτικό συμβούλιο, όταν ληφθεί από αυτό σχετική απόφαση, για τη χορήγηση χρηματικών βοηθημάτων και ειδών διαβίωσης ή περίθαλψης σε οικονομικά αδύνατους κατοίκους και πολύτεκνους, καθώς και τη μείωση δημοτικών φόρων ή τελών ή απαλλαγή από αυτούς για τα προβλεπόμενα από τις ισχύουσες διατάξεις πρόσωπα, καθώς και τα πρόσωπα που χρήζουν «βοήθειας στο σπίτι» και «διοικητικής βοήθειας».
4. Εκφέρει στην οικονομική επιτροπή σύμφωνη γνώμη για την αποδοχή κληροδοτήματος, κληρονομιάς ή δωρεάς, η οποία διατίθεται ρητά και αποκλειστικά για τοπική κοινότητα
5. Προωθεί τον εθελοντισμό και συνεργάζεται με ομάδες εθελοντών για την εξυπηρέτηση των αναγκών της τοπικής κοινότητας.
6. Εισηγείται στην εκτελεστική επιτροπή τις δράσεις και τα έργα τοπικού χαρακτήρα που πρέπει να περιλαμβάνει το επιχειρησιακό πρόγραμμα του δήμου, ανάλογα με τις ανάγκες των κατοίκων της περιφέρειάς του.
7. Καταρτίζει σχέδιο προϋπολογισμού εξόδων της κοινότητας που, κατόπιν ελέγχου από την οικεία οικονομική επιτροπή, εντάσσεται στο σχέδιο προϋπολογισμού του δήμου.

5. Μεταβίβαση αρμοδιοτήτων στο συμβούλιο τοπικής κοινότητας
Εκτός από τις παραπάνω αρμοδιότητες, το δημοτικό συμβούλιο στην αρχή κάθε δημοτικής περιόδου, με απόφασή του, που λαμβάνεται με την απόλυτη πλειοψηφία του συνόλου των μελών του και δημοσιεύεται σε μία (1) τουλάχιστον ημερήσια ή εβδομαδιαία εφημερίδα και αναρτάται στην ιστοσελίδα του δήμου, μπορεί να αναθέτει και άλλες αρμοδιότητές του στα συμβούλια των τοπικών κοινοτήτων, εκτός από:
α) την έκδοση κανονιστικών πράξεων,
β) την επιβολή φόρων, τελών και δικαιωμάτων,
γ) τη σύναψη δανείων,
δ) τη σύσταση και λειτουργία δημοτικών ιδρυμάτων και λοιπών δημοτικών νομικών προσώπων, καθώς και για την εκλογή των μελών των συλλογικών οργάνων που τα διοικούν και
ε) τις αποφάσεις που κατά ειδικές διατάξεις λαμβάνονται με ειδική πλειοψηφία των μελών τουδημοτικού συμβουλίου.
Αν για οποιονδήποτε λόγο το συμβούλιο της τοπικής κοινότητας δεν ασκεί τις παραπάνω αρμοδιότητες, τότε τις ασκεί ο δήμος με τα αρμόδια όργανά του. Σχετική διαπιστωτική πράξη εκδίδει το δημοτικό συμβούλιο, μετά από εισήγηση του κατά τόπον αρμόδιου αντιδημάρχου.

6. Αρμοδιότητες εκπροσώπου τοπικής κοινότητας
Στις τοπικές κοινότητες στις οποίες εκλέγεται τοπικός εκπρόσωπος, οι αρμοδιότητες τόσο του συμβουλίου όσο και του προέδρου του, ασκούνται από τον εκπρόσωπο της τοπικής κοινότητας.

7. Σύγκληση συμβουλίου τοπικής κοινότητας
Ο πρόεδρος της τοπικής κοινότητας καλεί το συμβούλιο σε συνεδρίαση με γραπτή πρόσκληση ή ηλεκτρονικά:
· μία (1) τουλάχιστον φορά το μήνα
· κάθε φορά που το απαιτούν οι υποθέσεις της τοπικής κοινότητας
· όποτε το ζητήσει, με γραπτή αίτηση, το ένα τρίτο (1/3) τουλάχιστον των κατοίκων της τοπικής κοινότητας. Στην αίτηση αναφέρονται τα θέματα που θα συζητηθούν. Εάν ο πρόεδρος δε συγκαλέσει το συμβούλιο το αργότερο μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την παραλαβή της αίτησης, το συμβούλιο συνέρχεται με πρόσκληση του αμέσως επόμενου
πλειοψηφίσαντος συμβούλου.
Η πρόσκληση, στην οποία αναγράφονται τα θέματα της ημερήσιας διάταξης καθώς και ο τόπος και ο χρόνος (ημερομηνία και ώρα) πραγματοποίησης της συνεδρίασης, μπορεί να είναι γραπτή ή ηλεκτρονική και επιδίδεται στους συμβούλους τρεις (3) τουλάχιστον πλήρεις ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημέρα της συνεδρίασης. Δημοσιεύεται, επίσης, στο γραφείο της τοπικής κοινότητας. Οι συνεδριάσεις μπορεί να γίνουν και ημέρα Κυριακή.
Σε περίπτωση κατεπείγουσας σύγκλησης του συμβουλίου, όμως, η πρόσκληση, που πρέπει να αναφέρει γιατί η συνεδρίαση είναι κατεπείγουσα, είναι δυνατόν να επιδοθεί ακόμα και την ημέρα της συνεδρίασης. Για το κατεπείγον των θεμάτων αποφαίνεται το συμβούλιο πριν από τη συζήτηση.
Σε περίπτωση συνεδρίασης ύστερα από αίτηση του ενός τρίτου των κατοίκων της κοινότητας, στην πρόσκληση που θα απευθύνει ο πρόεδρος προς τα λοιπά μέλη του συμβουλίου, δεν μπορεί να θέσει και άλλα θέματα, τα οποία αυτός κρίνει ότι πρέπει να συζητηθούν, εκτός από αυτά που υπάρχουν στη γραπτή αίτηση.
Αδικαιολόγητη παράλειψη του προέδρου της τοπικής κοινότητας να συγκαλέσει το συμβούλιο επί δύο (2) συνεχείς μήνες ή δύο (2) συνεχείς φορές μπορεί να του επιφέρει την ποινή της αργίας και σε περίπτωση υποτροπής της έκπτωσης από το αξίωμά του σύμφωνα με την πειθαρχική διαδικασία του άρθρου 234 του Ν. 3852/201044.

8. Τόπος συνεδρίασης- Απαρτία-Λήψη αποφάσεων
Οι συνεδριάσεις του συμβουλίου της τοπικής κοινότητας είναι δημόσιες, μπορεί δηλ. να τις παρακολουθήσει όποιος επιθυμεί, και γίνονται στο γραφείο αυτής υπό την προεδρία του προέδρου του συμβουλίου της.
Απαρτία υπάρχει όταν είναι παρόντα τουλάχιστον το δύο από τα τρία μέλη του συμβουλίου, εκ των οποίων το ένα πρέπει απαραίτητα να είναι ο πρόεδρος. Αν σε κάποια συνεδρίαση διαπιστωθεί έλλειψη απαρτίας το συμβούλιο καλείται σε νέα συνεδρίαση που πραγματοποιείται το νωρίτερο μετά από 24 ώρες στον ίδιο τόπο και με την ίδια ημερήσια διάταξη.
Η λήψη των αποφάσεων γίνεται με φανερή ψηφοφορία για κάθε θέμα ξεχωριστά και με την απόλυτη πλειοψηφία των παρόντων, αν δεν ορίζεται διαφορετικά από άλλη διάταξη. Σε περίπτωση ισοψηφίας επικρατεί η ψήφος του προέδρου. Αν κάποιο μέλος του συμβουλίου αρνηθεί την ψήφο ή δώσει λευκή ψήφο, λογίζεται ως παρόν κατά την συνεδρίαση και η ψήφος του ως αρνητική.
Αν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης κάποιο μέλος ή μέλη αποχωρήσουν και δε συντρέχει πλέον η απαιτούμενη απαρτία των δύο τρίτων του συμβουλίου, η συνεδρίαση αναβάλλεται καθώς δεν είναι δυνατόν να ληφθεί απόφαση από ένα μόνο μέλος.

9. Διαδικασία υλοποίησης αποφάσεων συμβουλίου τοπικής κοινότητας
Οι αποφάσεις του συμβουλίου με τις οποίες αυτό διατυπώνει γνώμη για ζητήματα της αρμοδιότητας του, διαβιβάζονται από τον πρόεδρο του συμβουλίου της τοπικής κοινότητας στο δήμαρχο μέσα σε προθεσμία δέκα (10) ημερών από τη συνεδρίαση.
Ο δήμαρχος φροντίζει να τεθούν αμέσως οι αποφάσεις του συμβουλίου υπόψη των αρμόδιων οργάνων του δήμου τα οποία οφείλουν να τις μελετήσουν και να ενημερώσουν σχετικά για κάθε θέμα το συμβούλιο της τοπικής κοινότητας μέσα σε ένα (1) μήνα.
Τα αρμόδια όργανα μπορούν:
Α) να επιστρέψουν την απόφαση του συμβουλίου της δημοτικής κοινότητας με παρατηρήσεις για τυχόν επανεξέταση του θέματος,
Β) να την παραπέμψουν στο δημοτικό συμβούλιο,
Γ) να τη διαβιβάσουν στις αρμόδιες υπηρεσίες του δήμου για να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες.
Σε κάθε περίπτωση τα αρμόδια όργανα του δήμου οφείλουν να ενημερώνουν τον πρόεδρο της τοπικής κοινότητας για τα μέτρα που παίρνονται για την προώθηση των θεμάτων που περιλαμβάνονται στις αποφάσεις του συμβουλίου της δημοτικής κοινότητας.
Ο πρόεδρος του συμβουλίου της τοπικής κοινότητας στον οποίο κοινοποιούνται όλες οι ενέργειες, πράξεις και παρατηρήσεις των οργάνων και υπηρεσιών του δήμου που αναφέρονται στις αποφάσεις γενικά του συμβουλίου της τοπικής κοινότητας, υποχρεούται να ενημερώνει αμέσως το συμβούλιο τοπικής κοινότητας.
Στα συμβούλια των τοπικών κοινοτήτων αποστέλλεται αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης του δημοτικού συμβουλίου και των αποφάσεων αυτού και των άλλων συλλογικών οργάνων του δήμου.

10. Κώλυμα συμμετοχής συμβούλου σε συνεδριάσεις του συμβουλίου
Οι διατάξεις που αναφέρονται στο κώλυμα συμμετοχής δημοτικού συμβούλου στη συνεδρίαση του συμβουλίου εφαρμόζονται και για τους συμβούλους της τοπικής κοινότητας.
Έτσι, σύμβουλος τοπικής κοινότητας δεν μπορεί να μετάσχει στη συζήτηση ενός θέματος ή στην κατάρτιση αποφάσεως του συμβουλίου εφόσον ο ίδιος ή συγγενής του έως το δεύτερο βαθμό εξ αίματος ή εξ αγχιστείας έχει υλικό ή ηθικό συμφέρον.
Σύμβουλος που, ενώ είχε κώλυμα, έλαβε μέρος στη συνεδρίαση διαπράττει σοβαρή παράβαση καθήκοντος και τιμωρείται με την ποινή της αργίας, σύμφωνα με την προβλεπόμενη διαδικασία, ενώ η σχετική απόφαση είναι εκ του νόμου άκυρη.

11. Υποχρεώσεις συμβούλων τοπικών κοινοτήτων
Οι σύμβουλοι των τοπικών κοινοτήτων έχουν τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντα των δημοτικών συμβούλων. Έτσι, υποχρεούνται να μετέχουν σε όλες τις συνεδριάσεις του
συμβουλίου και να ενημερώνουν σε περίπτωση απουσίας τους τον Πρόεδρο. Επίσης, έχουν υποχρέωση να εκτελούν οποιαδήποτε εργασία τους αναθέτει το συμβούλιο και να εκτελούν τα λοιπά καθήκοντά τους με επιμέλεια, όπως προβλέπει ο νόμος.
Εκφράζουν επίσης τη γνώμη τους και ψηφίζουν κατά συνείδηση, με γνώμονα πάντα την εξυπηρέτηση του συμφέροντος του συνόλου των κατοίκων της κοινότητας. Μεριμνούν κατά την άσκηση των καθηκόντων τους για την τήρηση των αρχών της νομιμότητας, της διαφάνειας, της αποδοτικότητας και της χρηστής διοίκησης.
Οι σύμβουλοι τοπικής κοινότητας οφείλουν να εξοφλούν τυχόν οφειλή προς το δήμο, τα νομικά του πρόσωπα, τη δημοτική επιχείρηση ύδρευσης και αποχέτευσης και τις δημοτικές
κοινωφελείς επιχειρήσεις, κατά τις διατάξεις του άρθρου 15 του Ν. 3852/2010, μέσα σε προθεσμία δύο (2) μηνών αφότου κατέστη οριστική η βεβαίωση της οφειλής και έλαβαν γνώση αυτής ή, σε περίπτωση άσκησης ένδικών βοηθημάτων, αφότου εκδόθηκε τελεσίδικη δικαστική απόφαση.
Σε σύμβουλο που απουσιάζει αδικαιολόγητα σε τρεις (3) συνεχείς συνεδριάσεις, μπορεί να επιβληθεί σύμφωνα με το άρθρο 234 του Ν. 3852/2010, η πειθαρχική ποινή της αργίας και σε περίπτωση υποτροπής της έκπτωσης.
Σύμβουλος που επιθυμεί να μην εκτελεί τις υποχρεώσεις του για διάστημα που υπερβαίνει τις τριάντα (30) ημέρες, πρέπει να έχει τη σύμφωνη γνώμη του συμβουλίου.
Σε σύμβουλο που δεν εκτελεί τις υποχρεώσεις του για διάστημα που υπερβαίνει τους τρεις (3) συνεχείς μήνες, χωρίς την άδεια του συμβουλίου, μπορεί να επιβληθεί, σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 234 του Ν. 3852/2010, η πειθαρχική ποινή της αργίας ή η πειθαρχική ποινή της έκπτωσης με απόφαση του Ελεγκτή Νομιμότητας.
Ο πρόεδρος του συμβουλίου τοπικής κοινότητας υποχρεούται να ενημερώνει γραπτώς τον Ελεγκτή Νομιμότητας για κάθε περίπτωσή αδικαιολόγητης απουσίας συμβούλου σε τρεις συνεχείς συνεδριάσεις, καθώς και σε κάθε περίπτωση μη εκτέλεσης των υποχρεώσεων συμβούλου για διάστημα μεγαλύτερο από τρεις (3) συνεχείς μήνες. Η παράλειψη αυτής της υποχρέωσης από τον πρόεδρο του συμβουλίου τοπικής κοινότητας αποτελεί σοβαρή παράβαση καθήκοντος και επιφέρει τις αντίστοιχες συνέπειες.

12. Συμμετοχή προέδρων και εκπροσώπων τοπικών κοινοτήτων στις συνεδριάσεις του δημοτικού συμβουλίου
Όταν στην ημερήσια διάταξη συνεδρίασης του δημοτικού συμβουλίου περιλαμβάνονται θέματα που αφορούν αντίστοιχες τοπικές κοινότητες, προσκαλούνται και συμμετέχουν στη συνεδρίαση με δικαίωμα ψήφου, οι πρόεδροι και οι εκπρόσωποι μιας ή περισσοτέρων τοπικών κοινοτήτων.
Σε περίπτωση μη πρόσκλησής τους, η σχετική απόφαση του δημοτικού συμβουλίου, πάσχει ακυρότητας.
Στην απόφαση για τη συμμετοχή τους, στην κρίση δηλαδή αν κάποιο θέμα είναι ενδιαφέροντος του τοπικού διαμερίσματος ή γενικότερο, καλείται να προβεί ο πρόεδρος του δημοτικού συμβουλίου που θα απευθύνει προς αυτούς τις προσκλήσεις για τη συνεδρίαση.
Σε ό,τι αφορά στη συμμετοχή του προέδρου τοπικής κοινότητας σε συνεδριάσεις του δημοτικού συμβουλίου και το θέμα του υπολογισμού της απαρτίας και της απαιτούμενης για τη λήψη απόφασης πλειοψηφίας, επισημαίνουμε τα εξής:
Η απαρτία για όλες τις αποφάσεις του δημοτικού συμβουλίου λογίζεται στην αρχή της συνεδρίασης, χωρίς να ληφθεί υπόψιν η παρουσία των προέδρων των τοπικών
κοινοτήτων, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 96 του ΚΔΚ. Αυτό σημαίνει ότι η παρουσία προέδρου τοπικής κοινότητας δεν μπορεί να δημιουργήσει την απαιτούμενη απαρτία σε περίπτωση που δεν παρίστανται τα προβλεπόμενα ελάχιστα μέλη του δημοτικού συμβουλίου. Η απαρτία στην αρχή της συνεδρίασης θεωρείται ότι συντρέχει για όλα τα θέματα που περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης αυτής. Η ψήφος του προέδρου του συμβουλίου τοπικής κοινότητας λαμβάνεται υπόψιν ισότιμα με την ψήφο των δημοτικών συμβούλων κατά τον υπολογισμό της πλειοψηφίας και προσμετράται στον αριθμό των ψήφων που απαιτούνται για τη λήψη της απόφασης.
Επισημαίνεται ότι ο πρόεδρος του συμβουλίου της τοπικής κοινότητας έχει δικαίωμα ψήφου μόνο για τα ζητήματα που αφορούν την τοπική κοινότητα την οποία εκπροσωπεί. Στο πρακτικό συνεδρίασης του δημοτικού συμβουλίου θα καταγραφεί η παρουσία του προέδρου και θα αναφερθεί η ψήφος που έδωσε.

13. Πρακτικά συνεδρίασης
Στη συνεδρίαση του συμβουλίου τοπικής κοινότητας τηρούνται πρακτικά με ευθύνη υπαλλήλου του Δήμου, ο οποίος ορίζεται από τον δήμαρχο. Τα πρακτικά αυτά γράφονται σε ειδικό βιβλίο αριθμημένο και μονογραφημένο από δημόσιο υπάλληλο που ορίζει ο Γενικός Γραμματέας Αποκεντρωμένης Διοίκησης. Ο υπάλληλος αυτός κρατεί παράλληλα και πρόχειρα συνοπτικά πρακτικά που μονογράφονται από όσους συμμετέχουν στη συνεδρίαση.
Στα πρακτικά καταχωρίζονται οι αποφάσεις του συμβουλίου και οι γνώμες της μειοψηφίας. Τα πρακτικά υπογράφονται από όλα τα μέλη που μετέχουν στη συνεδρίαση. Όταν ένας υπάλληλος αρνείται να υπογράψει, η άρνηση και η αιτία της αναφέρονται στα πρακτικά.
Τα πρακτικά κάθε συνεδρίασης παίρνουν ιδιαίτερο αύξοντα αριθμό. Κάθε χρόνο αρχίζει νέα αρίθμηση. Πρακτικό συντάσσεται και όταν η συνεδρίαση ματαιώνεται για οποιονδήποτε λόγο.
Κάθε απόφαση του συμβουλίου παίρνει ιδιαίτερο αριθμό και στην αρχή κάθε χρόνου γίνεται νέα αρίθμηση και των αποφάσεων αυτών.
Οποιοσδήποτε σύμβουλος μπορεί να λάβει αντίγραφα των πρακτικών ή πλήρη γνώση αυτών, στην περίπτωση που είναι δυσχερής η έκδοση των αντιγράφων.
Με φροντίδα του προέδρου της τοπικής κοινότητας οι αποφάσεις του συμβουλίου αναρτώνται στην ιστοσελίδα του δήμου.
Ο πρόεδρος της τοπικής κοινότητας διαβιβάζει, μέσα σε δέκα (10) ημέρες από τη συνεδρίαση, στον δήμαρχο, απόσπασμα των πρακτικών του συμβουλίου, το οποίο περιλαμβάνει κάθε απόφαση του συμβουλίου χωριστά, μαζί με αντίγραφο του αποδεικτικού δημοσίευσης.

14. Έλεγχος νομιμότητας
Οι αποφάσεις του συμβουλίου τοπικής κοινότητας δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 225 του Ν. 3852/2010 και επομένως δεν αποστέλλονται υποχρεωτικά για έλεγχο νομιμότητας στην Αυτοτελή Υπηρεσία Εποπτείας Ο.Τ.Α

15. Συνέλευση κατοίκων τοπικής κοινότητας
Οι κάτοικοι και οι φορείς της τοπικής κοινότητας, καλούνται με ευθύνη του εκπροσώπου της τοπικής κοινότητας ή του προέδρου του συμβουλίου της, σε συνεργασία με τον αρμόδιο αντιδήμαρχο, τουλάχιστον μία φορά κατ’ έτος, σε συνέλευση προκειμένου να προτείνουν στα αρμόδια όργανα του δήμου τις δράσεις που πρέπει να αναλάβει ο δήμος, ανάλογα με το χαρακτήρα των αναγκών των κατοίκων της τοπικής κοινότητας και τις προτεραιότητες για την τοπική ανάπτυξη, ιδίων ως προς:
· την παροχή κοινωνικών ή άλλων υπηρεσιών για την εξυπηρέτηση των κατοίκων της περιοχής τους,
· τη λήψη μέτρων για την προστασία των ηλικιωμένων και των παιδιών στο πλαίσιο της κοινωνικής πολιτικής του δήμου,
· τα έργα που πρέπει να εκτελεστούν στην τοπική κοινότητα,
· την παροχή υπηρεσιών για την τουριστική αξιοποίηση και προβολή της τοπικής κοινότητας,
· την εφαρμογή πολιτιστικών, ψυχαγωγικών και αθλητικών προγραμμάτων
· κάθε άλλο θέμα που αφορά την τοπική κοινότητα.
Για την ανωτέρω διαδικασία τηρούνται πρακτικά από υπάλληλο του δήμου ενώ οι αποφάσεις για τα ανωτέρω θέματα λαμβάνονται από του παρόντες με σχετική πλειοψηφία.

Γ. Διοικητικά θέματα
1. Γραφείο δημοτικής ή τοπικής κοινότητας
Κάθε δημοτική ή τοπική κοινότητα διαθέτει δικό της γραφείο. Το γραφείο της δημοτικής κοινότητας ονομάζεται Δημοτικό Γραφείο (ακολουθούμενο από το όνομα της συγκεκριμένης δημοτικής κοινότητας) και της τοπικής κοινότητας Τοπικό Γραφείο (ακολουθούμενο από το όνομα της συγκεκριμένης τοπικής κοινότητας.

2. Λειτουργία αποκεντρωμένων υπηρεσιακών μονάδων
Το δημοτικό συμβούλιο καθορίζει ποιες υπηρεσιακές μονάδες μπορεί να λειτουργήσουν στις τοπικές ή δημοτικές κοινότητες, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες και τις ιδιαιτερότητες κάθε περιοχής.

3. Γραμματειακή υποστήριξη
Με απόφαση του δημάρχου, μετά από εισήγηση της εκτελεστικής επιτροπής, ορίζονται υπάλληλοι του δήμου για τη γραμματειακή εξυπηρέτησή των συμβουλίων των τοπικών κοινοτήτων καθώς και του εκπροσώπου της τοπικής κοινότητας, τη στελέχωση των υπηρεσιών του δήμου που εδρεύουν σε τοπικές κοινότητες και την παροχή «διοικητικής βοήθειας» των κατοίκων ενώ διατίθενται κατάλληλοι χώροι και εξοπλισμός για τις ανάγκες της τοπικής κοινότητας.

4. Χρήση σφραγίδας
Οι δημοτικές κοινότητες δεν έχουν δική τους νομική προσωπικότητα και ως εκ τούτου δεν μπορούν να έχουν δική τους σφραγίδα. Είναι όμως δυνατόν, με ευθύνη του προέδρου του συμβουλίου της δημοτικής κοινότητας, να χρησιμοποιούν τη σφραγίδα του δήμου είτε για τις ανάγκες της τρέχουσας αλληλογραφίας, είτε προκειμένου ο πρόεδρος του συμβουλίου να υπογράφει πιστοποιητικά, βεβαιώσεις και άλλα έγγραφα για την εξυπηρέτηση των κατοίκων της δημοτικής κοινότητας, είτε για να επικυρώνει δημόσια έγγραφα, εφόσον έχει εξουσιοδοτηθεί με σχετική απόφαση του δημοτικού συμβουλίου.

5. Χρήση πρωτοκόλλου
Με τον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας καθορίζεται αν οι υπηρεσιακές μονάδες του δήμου που λειτουργούν στις δημοτικές ή τοπικές κοινότητες διαθέτουν δικό τους πρωτόκολλο ή όχι, ανάλογα με τις κατά τόπον ανάγκες και δυνατότητές τους. Είναι πάντως δυνατόν, στα πλαίσια του ίδιου δήμου, μία δημοτική ή τοπική κοινότητα να διαθέτει δικό της πρωτόκολλο ούτως ώστε η διεκπεραίωση εγγράφων και της τυχόν εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας να γίνεται με αυτό, ενώ άλλες να εξυπηρετούνται από το κεντρικό πρωτόκολλο του δήμου το οποίο είναι συνεχόμενο και το οποίο μπορεί να λαμβάνεται τηλεφωνικά ή ηλεκτρονικά.

6. Αναφορές πολιτών στο συμβούλιο της δημοτικής ή τοπικής κοινότητας
Πέρα των προβλεπόμενων υποχρεώσεων δημοσιότητας, το συμβούλιο της δημοτικής ή τοπικής κοινότητας μπορεί με απόφασή του να καθορίζει τον τρόπο και τις διαδικασίες με τις οποίες θα εξασφαλίζεται στους δημότες πλήρης πληροφόρηση για τα κάθε είδους ζητήματα της κοινότητας καθώς και για τη δραστηριότητα του οικείου συμβουλίου και των αρμοδίων οργάνων του δήμου αναφορικά με τα ζητήματα αυτά.